Constat initial
Les collectivités possédant plusieurs sites, mairies annexes, équipements sportifs, bibliothèques, écoles, centres techniques… Et cumulent souvent des systèmes téléphoniques disparates avec des contrats à droite à gauche. Chaque site gère ses abonnements, ses opérateurs, ses contrats de maintenance. Les factures sont multiples, sans vision globale. L’absence d’interconnexion génère des frais inutiles pour les appels internes et complique la supervision technique.
Centralisation par la VoIP et la solution 3CX
La migration vers une solution de téléphonie IP comme 3CX permet de regrouper l’ensemble des sites sur une seule infrastructure. Les lignes physiques sont remplacées par des connexions VoIP, et les communications internes deviennent gratuites en passant par le réseau informatique existant. La gestion s’effectue depuis une interface unique, réduisant le besoin de déplacements techniques et accélérant la mise à jour des paramètres. Avec 3CX, les collectivités bénéficient d’une plateforme moderne, sécurisée et évolutive, adaptée à un environnement multi-sites.
Réduction et lisibilité des coûts
La centralisation de la téléphonie IP via 3CX permet de passer d’un système éclaté, avec des abonnements multiples et des opérateurs distincts, à un modèle unifié où une seule infrastructure sert tous les sites. Cette mutualisation technique et financière offre deux leviers principaux : un tarif global négocié sur la base du volume et une gestion administrative allégée.
Le pilotage budgétaire repose sur deux axes :
- Une clé de répartition préétablie : la collectivité porteuse du projet définit, avec sa comptabilité, une clé de répartition adaptée à la réalité d’usage de chaque site. Le critère le plus fréquent reste le nombre d’utilisateurs, mais il peut aussi intégrer la volumétrie d’appels ou des besoins spécifiques (par exemple un standard à forte charge). Cette clé s’applique uniquement à la partie commune : serveur VoIP central, licences 3CX, support technique. Sauf évolution du périmètre, cette quote-part reste fixe chaque mois, simplifiant le suivi comptable.
- Une facturation individualisée des consommations variables : pour les communications sortantes et les numéros SDA (Sélection Directe à l’Arrivée), chaque site ou entité rattachée peut être facturé directement sur son propre SIRET. Les factures sont transmises via CHORUS, respectant le circuit administratif des collectivités. Les forfaits Trunks SIP incluent déjà les appels vers fixes et mobiles en France et Europe, réduisant fortement les dépassements.
Ce schéma offre un double avantage :
- Lisibilité – chaque site visualise précisément ce qu’il coûte : part fixe (infrastructure 3CX) + part variable (communications).
- Équité – les frais sont proportionnels à l’usage réel, tout en conservant le bénéfice de tarifs préférentiels négociés sur le volume global.
Pour la mise en service, chaque entité peut être directement facturée pour sa part d’équipements et de prestations. Cela permet de distinguer clairement les coûts de déploiement initial des frais récurrents.
Cohérence et professionnalisation de l’accueil téléphonique
Lemnia est partenaire d’Audiotactic, entreprise spécialisée dans l’identité sonore. Cette collaboration permet de proposer aux collectivités un accueil téléphonique enregistré par des professionnels en studio. Tous les messages vocaux : accueil, attente, fermeture… sont harmonisés pour garantir une expérience homogène à l’appelant, quel que soit le site contacté. La solution 3CX permet d’intégrer facilement ces messages sur l’ensemble des standards téléphoniques VoIP de la collectivité.
Mobilité et flexibilité opérationnelle
Avec 3CX, la VoIP ne se limite pas au poste fixe. Les agents peuvent utiliser leur ligne professionnelle sur ordinateur portable ou smartphone via une application. Les élus et agents itinérants restent joignables sur leur numéro habituel, même hors site. Les renvois d’appels, transferts et messages d’absence se gèrent depuis l’interface ou l’application, optimisant la réactivité des services.
Supervision et continuité de service
L’interface d’administration 3CX offre une visibilité en temps réel sur l’activité téléphonique : nombre d’appels entrants/sortants, durée, saturation éventuelle des files d’attente. Les enregistrements peuvent être conservés à des fins de formation ou de suivi. La configuration centralisée est sauvegardée, permettant un redéploiement rapide en cas de sinistre ou de changement d’infrastructure.
Effet financier mesurable
Face à des contraintes budgétaires croissantes, les administrations publiques cherchent activement à réduire leurs dépenses. Le projet de loi de finances pour 2025 prévoit un effort de 60 milliards d’euros, dont une part importante repose sur la maîtrise des coûts publics (source : www.budget.gouv.fr). Dans ce contexte, la VoIP et une solution comme 3CX apparaissent comme un levier significatif : selon www.tech.co, elles permettent de réduire jusqu’à 50 % les coûts liés à la téléphonie par rapport au RTC classique, incluant les communications, la mise en service et la maintenance.
Conclusion
La téléphonie IP via 3CX apporte une architecture unique, adaptable et durable aux collectivités multi-sites. Elle réduit les dépenses récurrentes, simplifie la maintenance, unifie l’identité sonore et renforce la continuité de service. L’investissement initial se traduit rapidement par des gains financiers et organisationnels significatifs, tout en modernisant l’infrastructure télécom grâce à la VoIP. Pour étudier la mise en place de cette solution dans votre collectivité, contactez dès aujourd’hui Lemnia au 02 85 29 70 00.