On continue la visite de la nouvelle version du logiciel de téléphonie professionnelle 3CX : la v20 ! Gestion des utilisateurs et des téléphones IP : voyons ce qui change dans la prochaine version de 3CX. Dans cet article, je commence a regarder la configuration plus en détail en me projetant comme sur une installation réelle. Ce qui peut m’amener à formuler quelques critiques et esquisser quelques contournements des restrictions imposées par la nouvelle version de 3CX.
3CX v20 : nouveaux rôles utilisateurs
Le premier point à prendre en compte avec 3CX v20 est la disparition de l’interface de gestion administrateur séparée du portail utilisateur. Dans cette version, tout est regroupé sur le port HTTPS classique. Fini donc de gérer le port 5001, il va falloir adapter la configuration de vos firewalls devant les serveurs 3CX. Le nouveau portail 3CX pour les utilisateurs voit l’apparition d’un bouton « Admin » en bas à gauche pour accéder à l’administration des services VoIP. Ce bouton est affiché uniquement pour les membres ayant des droits spécifiques.
Cette nouvelle matrice de droits est probablement l’une des évolutions les fortes évolutions du serveur de téléphonie professionnelle 3CX v20.
L’écran d’accueil de la gestion des utilisateurs ne change pas fondamentalement. Si ce n’est qu’on y retrouve des icônes pour les différents modes d’imports des utilisateurs comme Microsoft 365 ou Google et la gestion de Teams. On pourrait regretter que cette nouvelle version n’ajoute pas un champs pour indiquer la fonction de l’utilisateur dans l’entreprise. Ce champs ne serait pas exploitable sur les téléphones IP de bureau ou les DECT, mais apporterait une meilleure visibilité aux utilisateurs dans l’annuaire d’entreprise sur les portail web et les logiciels 3CX pour Windows.
Configuration d’un utilisateur 3CX
Sur cette première capture, les changements commencent à apparaitre. On retrouve bien-sûr les prénom, nom et e-mail de l’utilisateur 3CX à créer, ainsi que l’affection des SDA (les numéros directs) issues de la configuration du Trunk SIP VoIP.
Mais premier changement, la configuration du numéro présenté lors de l’appel n’est plus un champs libre (quoique). En fait, lors de mon premier test, impossible d’entrer manuellement un numéro. Mais en y revenant plus tard, je vois qu’il est possible, soit de sélectionner une SDA parmi celles affectées à l’utilisateur, soit de saisir manuellement un numéro à la condition de finir par la touche entrée pour le valider. Cette fonctionnalité est importante pour nous car elle permet d’afficher le numéro du standard pour les appels des utilisateurs et non leur ligne directe (qu’il peuvent donc donner à discrétion à leurs interlocuteurs important).
Affectation de droits et département principal
Les utilisateurs peuvent se voir affecter un rôle et un département principal. Le rôle peut accorder des droits pour tout le serveur de téléphonie professionnelle 3CX v20, ou bien uniquement sur le département de l’utilisateur. Il pourrait manquer une granularité de droits si un utilisateur fait partie de plusieurs départements, dont l’un où il est administrateur et l’autre où il devrait normalement être simple utilisateur. On pouvait gérer cela dans les versions précédente de 3CX.
La dénomination des rôles n’est pas tout à fait nouvelle. 3CX nous a préparé depuis les updates de la v18. Vous pouvez vous référer à la documentation en ligne pour en saisir les subtilités.
S’il est possible d’affecter directement l’utilisateur dans son département principal sur l’écran de création utilisateur, il faudra passer par la gestion des départements pour l’ajouter dans un autre groupe/département. L’appartenance à plusieurs département n’étant pas du tout visible sur la fiche utilisateur, cela nous promet de joyeuses minutes de recherches lors des appels au support téléphonique avant de comprendre qu’une règle d’un autre groupe s’applique AUSSI à l’utilisateur.
Attention également au choix du département principal de l’utilisateur. 3CX v20 annonce que cela lui imposera de suivre les horaires indiqués dans le département. Sauf que souvent, nous affectons des horaires au standard et laissons volontairement les appels libres vers les numéros directs.
Transfert d’appel : pas de changement notable
L’écran de gestion des statuts et du routage des appels en fonction de ceux-ci est le même que celui que nous connaissons déjà. Aucun changement visible.
L’ajout d’un téléphone IP affichera une nouvelle fenêtre demandant si le téléphone est utilisé sur le même réseau ou bien également hors du bureau. Le but est d’améliorer la sécurité : un téléphone sur le même réseau n’aura pas le droit de se connecter depuis l’extérieur, limitant la surface d’attaque possible sur son compte. On note aussi la possibilité de ne pas demander de provisionnement automatique et donc, de rester en provisionnement manuel de l’équipement de téléphonie IP.
En choisissant « Hors du bureau », vous pourrez provisionner un téléphone en mode routeur (mode SBC – demande un équipement compatible) ou bien en téléphone normal.
Les options des utilisateurs
Quelques changements sur ce dernier écran. La première partie concerne l’enregistrement des appels. Une case à cocher permet d’afficher ou non le bouton d’enregistrement des appels pour cet utilisateur. Le reste est similaire à la configuration déjà disponible sur 3CX v18.
La partie « restrictions » est identique à la version actuelle. On note toutefois la possibilité de cacher la possibilité pour l’utilisateur de modifier ses règles de transferts. Cette option est intéressante pour que les utilisateurs ne cassent pas les réglages réalisés par l’administrateur du système.
Enfin, une partie est dédiée à l’intégration « Microsoft 365 ». Elle permet de gérer l’intégration MS Teams, d’activer le SSO (gestion de l’identification commune, donc l’utilisation du même identifiant/mot de passe que MS365 dans 3CX), et de gérer les synchronisations de données. Cette partie mériterait à elle seule un test plus poussé.
Conclusion : Beaucoup de nouveautés et quelques régressions fonctionnelles.
C’est une conclusion provisoire, car il faut se rappeler que nous avons pu installer une version « preview » de 3CX v20. Le logiciel de téléphonie d’entreprise n’est pas finalisé et pourrait donc évoluer favorablement sur plusieurs points.
Néanmoins, le nouveau mode de gestion par département semble actuellement moins souple que la version actuelle basée sur les groupes. Il est toujours difficile pour un éditeur d’arbitrer entre la normalisation des besoins, qui permet une mise en main plus rapide à la condition d’entrer exactement dans le mode de fonctionnement prévu par l’éditeur, d’une part, et la souplesse de son logiciel, qui nécessite alors une compétence supplémentaire pour sa mise en oeuvre.
En tant que partenaire disposant d’équipes formées à comprendre les besoins de nos clients et à les mettre en oeuvre dans le logiciel de téléphonie professionnelle 3CX, nous espérons que nous pourrons toujours offrir le maximum de souplesse à nos clients.
Il faudra également prendre de nouvelles habitudes avec cette version 3CX v20. Mais c’est ce qui permettra aussi de profiter pleinement des nouvelles fonctionnalités.
La version preview n’est pas destinée à une mise en production réelle. Mais à la sortie de la v20, il conviendra de bien mener le processus de migration. Avec des changements aussi importants, cette version ne doit pas être passée automatiquement et sans contrôle, au risque de devoir gérer ensuite des appels au support. Nous proposerons vraisemblablement à nos clients une prestation d’accompagnement avec un temps de gestion de projet afin de nous assurer de la portabilité de la configuration actuelle.
Mais attendons de voir la suite des communications 3CX et les évolutions avant la sortie officielle de 3CX v20 !